【実録】「実家片付け」・後期高齢者の書類整理・実践アイデア（15）

【実録】「実家片付け」・高齢者が陥る罠（14）

今回、私が面倒だなと思ったのは書類の整理について。

ファイリングは私の得意分野！これまで数多くのお宅で書類整理をお手伝いしてきました。しかし、今回ばかりは勝手が違いました。舞台は、私の実家。そこに山積みになっていたのは、これまで見たことのない「後期高齢者向け」の書類の数々だったのです…

「見たことのない書類」の壁

書類整理の基本は、目を通し、要不要の選別をし、フォルダに入れること。ただそれだけの単純作業のはずが、一向に進みません💦

年金、介護保険、医療費通知、施設からのお知らせ…。

父の分、母の分と、二人分の書類に目を通すだけで、あっという間に時間が過ぎていきます。

1枚1枚の書類が、独特の言い回しや専門用語で書かれており、内容を理解するのに一苦労。最初は実家で読んでいましたが、時間が勿体ないので、全ての書類を一旦自宅に持ち帰ることにしました。

さよ流「実家向け」ファイリング術

自宅でじっくりと書類と向き合い、私が考案したのが、3つのファイルを使った管理方法はこちら！

★①月別ファイル（生活費関連）
ガスや電気などの光熱費、クレジットカードの明細など、毎月または隔月で届く書類を管理します。

アクティフ 12インデックス A4 に、「1」から「12」までのタブを作り、例えば9月に届いた書類（紙）は、「9」のタブに入れるだけのシンプルな仕組み。

1年経ったら、新しい書類と入れ替える形で、古いものは処分。こうすることで、定量、定型、定数を保ちます。（ところてん方式）

★入れる書類はガス、クレジットカードの明細。（母は有料でクレカ明細を発行してるの。詳細はこちら）

★②父用ファイル（個人別・重要書類）
介護施設からのお知らせ、年金関係、医療関係など、個人に紐づく重要書類を項目ごとにラベリングして保管します。


★③母用ファイル（個人別・重要書類）
こちらも父と同様に、介護保険関係、年金関係など、項目ごとに分けてファイリングします。


この方法で、あちこちに散らばっていた紙類を一つのファイルボックスに集約。「これで一安心」と思ったのですが…。

理想と現実のギャップ。できないのか？やらないのか？面倒くさいのか…

1ヶ月後、実家を訪れると、そこには無情な光景が広がっていました。(>_<)

新しく届いた書類はファイルに入れられることなく、ファイルボックスにただ突っ込まれていたのです。(>_<)

以前、小さな段ボールを畳めずにいた（過去記事参照）母の姿が重なり、私は思わず叫んでしまいました。

「これくらい、ちゃんとしてよーー！」

幼児だってできる、入れるだけの簡単な方法なのに入れないのは、できないのか？やらないのか？面倒くさいから？

【さよの独り言】
確かに母は年齢を重ね、指先の動きが以前より不自由になってきているようです。字を書くと筆圧が弱く、まるでミミズが這ったような文字になり、財布のファスナーを開けるのも一苦労。小銭の出し入れにも時間がかかるなど、身体的な負担があるのでしょう。

小銭をうまく取り出せないため、ついお札で支払ってしまい、その結果、小銭のお釣りがどんどん財布の中にたまってしまいます。財布は重くなり、「両替してほしい」と私たちに助けを求めてきたことも。

ただ、「やりにくいから」と避けてしまうと、体の機能はどんどん衰えてしまいます。だからこそ、ここは頑張ってもらいたいところです。

ScanSnap×AIで解決！情報共有はデジタル一択

6回目の作業では、この訳のわからない紙を私も把握しておきたかったので、秘密兵器ScanSnap iX2500を持参。

①書類をスキャンしてデータ化
介護関係、施設関係の書類をスキャンし、「実家」という名前のフォルダに保存。

②生成AIで「わかりやすく」要約
役所の書類は、なぜあんなに分かりにくいのでしょう。スキャンしたPDFファイルを生成AIに読み込ませ、「要約して」と依頼。要約したものをPDFファイルにして、「要約フォルダ」へ。

③フォルダを共有し、いつでも確認
要約したPDFもスキャンデータと一緒に「実家」フォルダへ。そして、そのフォルダを妹と共有しました。

【さよの独り言】
今後、実家にScanSnapを置いて、母が届いた紙をスキャンしてくれれば、そのデータは自動で私のクラウドに保存されるように設定できます。妹と共有することもできるし。そうすれば、離れていても書類の情報をすぐに共有できて、とても便利！なので、今後はScanSnapを設置したいと思っています。が！！一番の問題は、母がスキャンしてくれるかどうかです。(* v v)

実家の片付けは、ただモノを整理するだけではなく、変わりゆく親の生活に寄り添い、お互いが無理なく続けられる仕組みを見つける旅のようなものだと、今は感じています…　

続く


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